TEORI ORGANISASI

BEBERAPA PILIHAN DESAIN ORGANISASI

Pendukung konfigurasi standar

Sejak akhir tahun 1970-an, makin berkembang pencarian untuk mengidentifikasi jenis organisasi atau konfigurasi yang sama. Termasuk dalam usaha tersebut adalah keyakinan bahwa sebenarnya terdapat sejumlah keterbatasan konfigurasi yang cukup sama dalam kategori mereka, tetapi ini berarti berbeda dari organisasi dari kategori yang lain. Setiap konfigurasi mengandung sekelompok elemen kompleks yang secara internal bersatu padu dan dimana keberadaan beberapa elemen menunjuk pada kemungkinan adanya hal yang sama pada yang lain.

Elemen- elemen umum dalam organisasi

Henry Mintzberg menyatakan bahwa setiap organisasi mempunyai lima bagian dasar, di antaranya :

1. The operating core.
2. The strategic apex.
3. The middle line.
4. The technostructure.
5. The support staff.

1. Struktur sederhana

Struktur sederhana digambarkan sebagai sebuah organisasi yang datar, dengan operating core yang organik dan hampir semua orang melapor kepada seorang strategik apex dimana kekuasaan pembuatan keputusan disentralisasi.

a. Ciri-ciri :

1. Tidak rumit
2. Kompleksitas rendah
3. Sedikit formalisasi
4. Disentralisasi

b. Kekuatan dan kelemahan

kekuatan :

- Terletak pada kesederhanaannya

- Struktur cepat

- Fleksibel dan membutuhkan sedikit biaya unutk pemeliharaannya

- Tidak terdapat lapisan dari struktur yang rumit

- Pertanggungjawabannya elasketakpastian tujuan minimum

- Mudah melihat pekerjaan seorang karyawan.

Kelemahan :

- Penggunaannya yang terbatas.

- Tidak dapat memenuhi kebutuhan pada besaran yang bertambah.

- Mengkonsentrasikan kekuasaan ditangan satu orang.

Bilamana anda harus menggunakannya?

Struktur sederhana efektif jika jumah pegawai hanya sedikit. Kecilnya besaran biasanya berarti kurangnya pekerjaan yang diulnag-ulang pada operating core,dengan demikian standarisasi menjadi kurang menarik. Komunikasi yang tepat adalah komunikasi informal. Selama strukturnya tetap kecil, “one person show” dapat mengawasi semua kegiatan dengan efektif, mengetahui masalah utama, dan menjalanka semua keputusan.

2. Birokrasi Mesin

Mempunyai tugas operasi rutin yang sangat tinggi, peraturan yang sangat diformalisasi, tugas yang dikelompokkan ke dalam departemen-departemen fungsional, wewenang yang disentralisasi, pengambilan keputusan mengikuti rantai komando dan sebuah struktur administrasi yang rumit dengan perbedaan tajam antara aktivitas lini dan staf.

Kelemahan dan kekuatan

Kekuatan utama dari birokrasi mesin terletak pada kemampuannya untuk melakukan aktivitas yang di standarisasi dengan cara sangat efisien. Sedangkan salah satu kelemahan utama birokrasi mesin adalah kenyataan bahwa spesialisasi menciptakan konflik pada sub-sub unit. Tujuan fungsional unit-unit dapat mengalahkan tujuan keseluruhan organisasi tersebut. Kelemahan utama lainnya dari birokrasi mesin adalah sesuatu yang pernah kita alami pada suatu saat ketika kita harus berhadapan dengan orang yang bekerja dalam organisasi tersebut.

Bilamana anda harus menggunakannya?

Birokrasi mesin paling efisien untuk organisasi dengan ukuran besar, lingkungan yang stabil dan sederhana, dan tekno;ogi yang terdiri dari pekerjaan rutin yang dapat distandarisasi.

3. Birokrasi profesional

Birokrasi profesional diciptakan untuk memberi kesempatan kepada organisasi untuk mempekerjakan apesialis yang sangat terlatih bagi operating core-nya, sambil tetap memperoleh efisiensi dari standarisasi.

Kekuatan dan kelemahan

Kekuatan birokrasi profesional adalah bahwa ia dapat mengerjakan tugas yang terspesialisasi – yaitu yang membutuhkan keterampilan profesional yang sagat terlatih – dengan efisiensi yang relatif sama seperti yang dapat dilakukan oleh birokrasi mesin.

Kelemahan dari birokrasi profesional adalah sama seperti yang terdapat pada bentuk mesin. Pertama, ada kemungkinan berkembangnya konflik antara sub-unit. Berbagai fungsi profesional tersebut mencoba untuk mengejar tujuan sempit mereka, sering membuat kepentingan fungsi lain dan organisasi secara keseluruhan tampak menjadi tidak penting. Kedua, para spesialis pada birokrasi profesional, seperti juga counterpart mereka pada birokrasi mesin, bersifat kompulsif dalam tekadnya untuk mengikuti peraturan.

Bilamana anda harus menggunakannya?

Birokrasi mesin paling baik untuk organisasi dengan ukuran besar, lingkungan yang stabil dan kompleks, dan teknologi rutin yang diinternalkan lewat profesionalisasi. Operating core organisasi tersebut didominasi oleh profesional terampil yang telah menghayati prosedur yang sukar untuk dipelajari namun didefinisikan dengan baik.

4. Struktur divisional

Kekuasaan dala struktur divisional terletak pada manajemen menengah. Alasannya adalah bahwa struktur divisional tersebut sebetulnya adalah sejumlah unit yang otonom, masing masig secara khas adalah birokrasi mesin, yang dikoordinasi secara terpusat oleh sebuah kantor pusat. Karena divisi-divisi tersebut berdiri sendiri, ia memberi kepada manajemen menengah – para manajer divisi – kontrol yang cukup besar.

Kekuatan dan kelemahan

Salah satu kekuatan dan kelemahan dari struktur divisional adalah bahwa ia berusaha untuk mengobati masalah tersebut dengan cara menempatkan tanggungjawab penuh bagi sebuah produk atau jasa ditangan sorang manajer divisi. Kekuatan lain dari struktur divisioal adalah bahwa ia membebaskan staf kantor pusat dari perhatiannya mengenai rincian kegiatan sehari-hari sehingga mereka dapat lebih memberi perhatian kepada masalah jangka panjang.

Kelemahan struktur divisional – pertama, duplikasi kegiatan dan sumberdaya. Kekurangan lainnya adalah kecenderungan dari bentuk divisional tersebut yang dapat mendorong terjadinya konflik.

Bilaman anda harus menggunakannya?

Kriteria utama yang menentukan penggunaan struktur divisional adalah keanekaragaman produk atau pasar. Jika sebuah organisasi memilih sebuah strategi diversifikasi – untuk menjadi organisasi multiproduk atau multi pasar – bentuk divisional tersebut lebih disukai dibandingkan birokrasi mesin.

5. Adhocracy

Adhocracy dicirikan oleh diferensiasi horisontal tinggi, diferensiasi vertical yang rendah, formalisasi yang rendah, desentralisasi, fleksibilitas dan daya tanggap yang tinggi.

Kekuatan dan kelemahan

Kekuatan Adhocracy adalah tim dapat ditukar, dan bergantung dari sifat dan kompleksitas dari tugas tersebut, kelompok tersebut dapat dibagi kedalam sub-unit, masing-masing bertanggung jawab atas berbagai faset dari pekerjaan yang harus diselesaikan.

Kelemahan dari Adhocray adalah konflik, terdapat ketakjelasan pengertian mengenai wewenang dan tanggung jawab. Kegiatan tidak dapat digolong-golongkan. Pendek kata, adhocracy tidak mempunyai keunggulan jika dibandingkan dengan pekerjaan yang distandarisasi.

Bilamana anda harus menggunakannya?

Teknologi pada suatu adhocracy bersifat non-rutin. Teknologi non-rutin harus digunakan untuk menanggapi perubahan dari strategi yang akan digunakan oleh organisasi. Teknologi tersebut akan mempunyai sedikit formalisasi, menyandarkan diri pada keahlian para profesional untuk memberikan tanggapan yang tepat. Selain itu, teknologi tersebut akan bersifat kompleks.

Rabu, 08 Desember 2010